仕事を効率化するためにはどうすれば良いのか。これは永遠の課題ですよね。
こんなことはないでしょうか？これは時間の使い方や仕事の捉え方に問題があります。
そこで、この記事では「仕事や業務を効率化するヒント」になる本をご紹介していきます！
目次
タイムマネジメントで仕事・業務を効率的にする本
まずはタイムマネジメントをしっかりして仕事・業務を効率的にしていく本を紹介します！
なぜ、あなたの仕事はなぜ終わらないのか
(2021/01/27 11:40:47時点 Amazon調べ-詳細)
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マイクロソフトでWindows95の開発に携わったという中島聡さんの著書。
仕事への考え方・向き合い方が非常に参考になります。
この本を読まなければどんどん舞い込んでくる仕事に翻弄されながら仕事をしていたかもしれません。
この本では、仕事を進める上で8：2の法則というものが出てきます。
これは、見積もった時間の2割の時間で8割の仕事を終わらせてしまうという法則。
は？そんなの無理に決まってるじゃん！？って思いがちなんですが、そんなことないんです。
締め切りが10日後と決まっていると、人間はそれに合わせて仕事をしてしまう生き物。
それが問題なのです。
10日後の締め切りに合わせて仕事をしていると、締め切り間際になって違う仕事が舞い込んできて、あたふたして結局長時間残業というケースが多い。
そこで、10日間後の締め切りの仕事は8割方2日間で終わらせてしまう。
このような思考法で仕事を行うと、効率は劇的に変わります。
この時、重要な仕事の見極め方は先ほどのイシュー思考で導き出しましょう。
やらなくてもいい仕事を8：2の法則で爆速で終わらせてもムダです。
イシュー思考と2：8の法則を取り入れて仕事の効率化を推し進めましょう！
実践！タイムマネジメント研修
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この本は、本当に目から鱗！
今までの仕事に対する考え方・時間の使い方が覆されました。
ダラダラしているつもりはないんだけど、長時間残業をしてしまうという人は是非この本を読んでみてください！
ここで述べられていることを実践すれば仕事が効率的になること間違いなし！
この本で言っていることは大きく分けて4つ
■言語化
■仕事のクラスタリング
■ルーティン化の見直し
■過剰品質を防ぐ
■言語化
どんな仕事も先入観を持って当たり前とか慣習だからとか考えて取り組んでいると、そこに潜むムダに気付けず、仕事の本質も伝えられません。
仕事を伝達する時や自分が普段何気なくやっている仕事は必ず目的・意味を言語化できるようにしておきましょう。
そうすることで仕事の効率化につながります。
■仕事のクラスタリング
まとまった時間がないと仕事が進まない・効率が悪いと思っていませんか？
実はその意識がとんでもない非効率を生んでいるんです。
大きな仕事も30分程度の細かい隙間時間に小分けにしてやっておくべき。
一見非効率に見えますが、逆に生産性が高まることが実証されているのです。
■ルーティン化
ゴミを捨てに行くやフォルダを整理することが仕事を進める前のルーティンとして行われていませんか？
このような一見何気ない行動もルーティン化してしまうとムダに頻繁に行うことになります。
仕事の効率化をはかるためにも、身近に存在する悪いルーティンを排除しましょう！
■過剰品質を防ぐ
仕事のやるべき範囲を明確にしておかないと過剰なアウトプットを出してしまうことがあります。
これは仕事効率化の敵！
本来やらなければいけないことよりも過剰にムダなアウトプットをしても意味がありません。
やるべき範囲を明確にしてしっかり意志共有しておきましょう。
実践！タイムマネジメント研修で書かれていることを是非実践して仕事の効率を高めて欲しいと思います！
仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方
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仕事の早い人が絶対にやらない時間の使い方がまとめてあります。
コンパクトにまとまっているので分かりやすく、すぐに実践に移せそうなことが多いのでオススメ！
様々なノウハウが詰まっています。
■日程の都合は聞くのではなく提示する
日程の都合はこちらから提示するだけでやり取りの回数が減りスムーズに調整できます。
これは簡単にできるかつ効果の高い手段ですね！
■メールに時間をかけすぎない
ついつい時間をかけすぎてしまうメール。
電話の方が早い時は必ず電話を使い、考え過ぎずに送りましょう！
■資料作成は100％の前に見せておく
資料作成は自分が100％だと思って見せに行っても、的外れなことを書いていることもしばしば。
必ず、ある程度の段階で確認してもらうようにしましょう！
これは先ほどの過剰品質を防ぐところともつながってきますね！
簡単に実践できるHowtoが載っていますので是非ながめてみてください！
課題の整理をして仕事・業務を効率化する本
続いて課題の整理をして仕事・業務を効率化していく本について紹介していきます。
イシューからはじめよ
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脳科学の研究者、マッキンゼーを経てヤフーCSOを務める安宅氏の本。
有名なので読んだことのある人も多いのではないでしょうか？
この本は、課題解決の本質を捉えた名著です。
本来、問題というのはそれが解決すべきかどうか見極めることが非常に重要です。
その「解決すべきかどうか」というのがこの本で言われているイシュー。
イシューを見失って解決すべきでない問題に取り組んだところで時間のムダ。
また、イシューを見極めた後に重要なのがその問題に対してどれだけ明確な解を出せるかどうか。
イシュー度は高くても、他の問題を解決しなければ明確な解を出せない問題はあります。
そのため、イシューを見極めた後はどれだけ明確な解が出せるかどうかを判断するのが大事なのです。
つまり課題解決はイシューと解の質を見極めて着手せよということを言っています。
実際に様々な課題解決の困難に出会わないと中々実感できない内容ですが、もし普段の仕事の中で思い当たる節があるなら是非読んでみて下さい！
著者の安宅さんが出している「シン・ニホン」という書籍も非常にオススメなので是非読んでみてください！
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外資コンサルの知的生産術
(2021/01/27 11:57:11時点 Amazon調べ-詳細)
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電通→BCGという経歴を持ち、現在はパプリックスピーカーとして活躍する山口周さんの書籍。
山口さんの書籍はどれもオススメなのですが、特にこの書籍はコンサルタントとしての知的生産性の高め方・効率化について非常に深く解説されています。
仕事を進める時に上司の指示に基づいてとりあえず大量の情報集めをするみたいなことをついやってしまうかもしれません。
そのような行動は大きく生産性を下げることになるのです。
まずは、どのようなアウトプットが期待されているのかを確認し納期を確認し、それに対して現状のリソースで達成できるかという知的生産を行う前準備が必要なのです。
知的生産にまつわる様々なテクニックが99個述べられており非常に勉強になります。
ロジカル・プレゼンテーション
(2021/01/27 11:57:12時点 Amazon調べ-詳細)
| 【オススメ度】 |
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少々古い本ではあるのですが、未だに色褪せないオススメの書籍です。
コンサルタントの考えるロジカル思考について分かりやすくまとめられています。
ロジカルシンキング系の書籍の中で最も分かりやすく仕事や業務へも活かしやすい内容になっています！
コミュニケーションにおける仕事・業務の効率化
仕事が上手く進まない原因はコミュニケーションであったりすることも多いです。
コミュニケーションを円滑に進めてチームとして効率化を図っていく方法が学べる書籍について紹介していきます！
伝え方が9割
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伝え方次第で結果を変える方法について解説されています。
仕事においてチームプレイを効率化する上で、相手にどう動いてもらうかは非常に大事。
そんな時は伝え方を工夫しましょう！
仕事のパートナーだけではなく顧客に対しても使える伝え方のエッセンスが詰まっている書籍です！
1分で話せ
(2021/01/27 11:57:13時点 Amazon調べ-詳細)
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仕事が効率的に進まない原因は、チームメンバーや上司とのコミュニケーションかもしれません。
そんなコミュニケーションの問題を解決してくれるのがこの「1分で話せ」。
1分なんかに話はまとまらないと思うかもしれませんが、1分で伝わらない話は長時間話しても伝わらないことが多い。
伝えたい要点が整理できていないのです。
伝えたい要点が伝わらないと結局先ほどの過剰品質に陥ってしまうことになります。
相手に明確に伝えるための方法はいくつかありますが、とにかく結論→根拠→具体で話すこと。
これは当たり前だと思いきや意外と実践できていないことが多い。
伝えたいことを明確に言語化し、要点をまとめるためにも「1分で話せ」を読んでみましょう！
その他の仕事効率化を学べる書籍
その他にも仕事効率化を学べる書籍がたくさんあります。
見ていきましょう！
メモの魔力
(2021/01/27 11:57:13時点 Amazon調べ-詳細)
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大ベストセラーのSHOWROOM前田裕二著「メモの魔力」。
メモ魔と呼ばれる前田裕二のメモの極意が学べる書籍です。
インプットの効率を上げアウトプットに活かすためにどのようにメモを利用するかというこことについて述べられている書籍です。
前田さん程のメモ力は正直無理だと思いつつも、インプットをアウトプットにつなげる際のフレームワークであるファクト→抽象化→転用という考え方は非常に共感できます。
ぜひメモの魔力を読んでインプットを効率化し仕事をスムーズに進めていきましょう！
福山式仕事術
(2021/01/27 11:57:14時点 Amazon調べ-詳細)
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新卒でサイバーエージェントに入社して27歳で独立し起業しM&Aをして30歳で東証一部上場企業の取締役に就任するという化け物のような経歴を持つ福山さんの仕事術が詰まった書籍です。
仕事をどのように効率よく進め、成果を出して、自分の市場価値を高めていくかについて経験談を基に述べられています。
本業の仕事や業務だけではなく、自分の将来を見据えたキャリアと絡めて学ぶことが多い書籍になっています。
是非読んでみてください！
エッセンシャル思考
(2021/01/27 18:48:49時点 Amazon調べ-詳細)
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大多数の物事は無価値であることを理解した上で、
物事を見極め・捨て・仕組み化する。
その上で、
今自分が注力しているコトは本当に重要か
本当に重要なのは何か
と問い続ける。
これがエッセンシャル思考の真髄です。是非読んでみてください！
読書する時間も効率化したい！という人にオススメの方法
この記事を読んでくださっているあなたは仕事が忙しかったり、家庭の用事があったり、子供の世話があったりとなかなか読書に費やせる時間がないかもしれません。
僕自身、読書になかなか時間を費やすことできずにいました。
と、そんな時見つけたのが・・
名著を耳からインプットできるAmazon Audible (アマゾンオーディブル)により失われていた読書の時間が輝きを取り戻し始めました。
最近、昼の時間は散歩しながらAmazon Audible (アマゾンオーディブル)聴いてます。
運動にもなるし勉強にもなる1石2鳥なんです。
そして運動しながらの方が案外頭にスーッと入ってくることに最近気づきました。
もし時間がなくて読書ができない・・・と悩んでいるのであれば是非Amazon Audible (アマゾンオーディブル)を試してみてください！
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仕事・業務効率化にオススメな本 まとめ
仕事を効率化して進めるためのヒントになる本を10冊紹介してきました。
仕事の進め方ってなかなか勉強する機会がなく、本を読むくらいしか学べる環境ってないんですよね。
あとはそれを実践して業務の中で身に付けていく。
これらの本は必ずあならの仕事の進め方に良い影響を与えてくれると思っています。
少しでも参考になれば嬉しいです。
是非読んでみてください！
オススメのビジネス書に関して以下の記事でまとめているので良ければ見てみてください！
Pythonを使うと様々なことができます。しかしどんなことをやりたいかという明確な目的がないと勉強は捗りません。
Pythonを習得するためのロードマップをまとめましたのでぜひチェックしてみてくださいね！
